Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Fjild Software, handelend onder de dienstnaam Op Oarder, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de website en de SaaS-applicatie Op Oarder. Fjild Software is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78121930.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@opoarder.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om Op Oarder te leveren en te beveiligen. Het gaat onder andere om naam, e-mailadres, organisatie- en werkruimtenaam, login- en sessiegegevens, licentiegegevens, betaalstatussen, support- en feedbackberichten en technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en beveiligingslogs.

Gebruikers kunnen in hun werkruimte ook gegevens van eigen klanten invoeren, zoals klantnamen, adressen, e-mailadressen, offertes, facturen en factuurregels. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van deze ingevoerde gegevens.

3. Waarvoor gebruiken we gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor registratie, e-mailverificatie, inloggen, sessiebeheer, werkruimtebeheer, het maken en verzenden van offertes en facturen, PDF-generatie, licentiebeheer, betaling of betaalstatuscontrole, beveiliging, misbruikpreventie, support, feedback en wettelijke administratie.

4. Grondslagen

Wij verwerken gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst met de gebruiker, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, op basis van gerechtvaardigd belang voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de dienst, en waar nodig op basis van toestemming.

5. Werkruimtes en tenant-isolatie

Elke organisatie werkt in een eigen werkruimte. Klanten, facturen, offertes, instellingen, feedback en licentiegegevens worden gekoppeld aan die werkruimte. Gebruikers mogen geen data van andere werkruimtes benaderen en de applicatie is daarop ingericht.

6. Leveranciers en verwerkers

Voor het leveren van Op Oarder maken wij gebruik van technische leveranciers, zoals hosting, databaseopslag, e-mailverzending, betaalverwerking, back-ups en beveiliging. Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun taak.

Voorbeelden zijn e-mailproviders zoals Resend, betaalproviders zoals Mollie wanneer online betalen wordt gebruikt, hosting- en infrastructuurleveranciers en back-upvoorzieningen. Wanneer een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken wij passende waarborgen waar dat nodig is.

7. Bewaartermijnen

Account- en werkruimtegegevens bewaren wij zolang de werkruimte actief is. Administratieve gegevens, offertes, facturen en instellingen blijven beschikbaar zolang de licentie actief is of zolang dat redelijkerwijs nodig is voor administratie, beveiliging, support en wettelijke verplichtingen.

Wanneer een licentie verloopt of wordt opgezegd, geldt eerst een coulanceperiode van 14 dagen. Daarna kan de werkruimte read-only worden gemaakt. De gekoppelde gegevens blijven daarna maximaal 90 dagen beschikbaar om te bekijken of te downloaden. Daarna kan de werkruimte met gekoppelde data uit de actieve omgeving worden verwijderd.

Back-ups kunnen tijdelijk kopieen bevatten totdat deze volgens het reguliere back-upschema worden overschreven of verwijderd.

8. Beveiliging

Op Oarder gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde sessies, HttpOnly cookies, CSRF-bescherming, rate limiting, wachtwoordbeleid, e-mailverificatie, tenant-isolatie en beveiligingsheaders. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen, maar wij richten de dienst in met beveiliging als uitgangspunt.

9. Rechten van gebruikers

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt ook een export van je werkruimtegegevens downloaden via de applicatie. Stuur verzoeken naar info@opoarder.nl. Wij reageren in principe binnen een maand.

10. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of onze werkwijze verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.